Glossar

Vereins-Lexikon — alle Begriffe auf einen Blick.

Von SEPA-Mandat über Zuwendungsbescheinigung bis Vereinsregister: die wichtigsten Begriffe rund um Vereinsverwaltung — verständlich und ohne Juristen-Deutsch.

Finanzen

7 Begriffe

Aufnahmegebühr

Einmaliger Betrag, den ein neues Mitglied bei Beitritt zahlt — oft als Beitrag zum Vereinsvermögen oder als Filter gegen Kurzzeit-Mitgliedschaften.

Beitragslauf

Periodisches Erzeugen aller fälligen Mitgliedsbeitrags-Rechnungen — meist quartalsweise oder jährlich, gefolgt vom SEPA-Lastschriftexport.

Lastschriftrückbuchung

Rückgängigmachen einer SEPA-Lastschrift durch den Zahlungspflichtigen. Bis 8 Wochen bei autorisierten, bis 13 Monaten bei nicht autorisierten Lastschriften.

Mahnwesen

Stufenweise Erinnerung und Eskalation bei nicht bezahlten Mitgliedsbeiträgen — von freundlicher Mahnung bis Mahngebühr und Vereins-Ausschluss.

Pre-Notification (SEPA)

Vorab-Information des Vereinsmitglieds über bevorstehende Lastschrift. Standardfrist 14 Tage — bei Nicht-Versand erhöht sich das Rückbuchungs-Risiko deutlich.

SEPA-Mandat

Schriftliche oder elektronische Einwilligung des Vereinsmitglieds, vom eigenen Konto Beiträge per Lastschrift einzuziehen. Pflicht-Grundlage jeder modernen Beitragsabrechnung.

ZUGFeRD

Hybrides Rechnungsformat: PDF mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten. Ab 2025 Pflicht für B2B-Rechnungen in Deutschland.

Wahlen & Sitzungen

6 Begriffe

Beschlussfähigkeit (Quorum)

Mindestzahl von Anwesenden, die nötig ist, damit eine Versammlung wirksame Beschlüsse fassen kann. Wird in der Satzung festgelegt — typisch 10–25 % der Mitglieder.

Briefwahl im Verein

Schriftliche Stimmabgabe vor der Mitgliederversammlung — für Mitglieder ohne Möglichkeit zur Online- oder Präsenzteilnahme. Erfordert Satzungsklausel.

Jahreshauptversammlung (JHV)

Jährliche Mitgliederversammlung, in der der Vorstand Rechenschaft ablegt, der Haushalt beschlossen wird und Vorstandswahlen stattfinden. Pflicht für jeden eingetragenen Verein.

Online-Wahl

Digitale Abstimmung im Verein — bei korrekter Umsetzung geheim, manipulationssicher und seit 2023 explizit zulässig (§ 32 BGB).

Sitzungsprotokoll

Schriftliche Dokumentation einer Vorstands- oder Mitgliederversammlung mit Tagesordnung, Beschlüssen und Abstimmungs-Ergebnissen. Grundlage für die Rechtswirksamkeit von Beschlüssen.

Stimmrecht im Verein

Recht eines Mitglieds, in der Mitgliederversammlung abzustimmen. Wird durch Satzung geregelt — Beschränkungen sind möglich, aber müssen sachlich gerechtfertigt sein.

Gemeinnützigkeit

7 Begriffe

§ 10b EStG

Einkommensteuergesetz-Paragraf, der die Abzugsfähigkeit von Spenden an gemeinnützige Vereine regelt — bis zu 20 % des Gesamteinkommens pro Jahr.

Ehrenamtspauschale

Steuer- und sozialversicherungs­freie Aufwandsentschädigung von bis zu 840 € pro Jahr für ehrenamtliche Tätigkeit in gemeinnützigen Vereinen (§ 3 Nr. 26a EStG).

Gemeinnützigkeit

Steuerrechtlicher Status für Vereine, die ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke verfolgen. Voraussetzung für Spendenabzug und Befreiung von Körperschaftsteuer.

Sammelbescheinigung

Eine einzige Zuwendungsbescheinigung, die alle Spenden eines Spenders innerhalb eines Kalenderjahres auflistet — Pflicht-Vermerk: keine Einzel-Belege ausgestellt.

Übungsleiterpauschale

Steuer- und sozialversicherungs­freie Aufwandsentschädigung von bis zu 3.000 € pro Jahr für nebenberufliche pädagogische, künstlerische, pflegerische oder vergleichbare Tätigkeiten (§ 3 Nr. 26 EStG).

Zuwendungsbescheinigung

Amtlich vorgeschriebener Spendennachweis nach § 10b EStG. Berechtigt den Spender zum Steuerabzug — nur gültig im amtlichen Muster.

Zweckbetrieb

Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, der unmittelbar dem gemeinnützigen Zweck dient — wie ideeller Bereich steuerbegünstigt, aber mit eigenen Regeln (§§ 65–68 AO).

Datenschutz

4 Begriffe

Mitglieder

2 Begriffe

Vereinsrecht

6 Begriffe

Beitragsordnung

Vereinsregelwerk, das die Höhe und Modalitäten der Mitgliedsbeiträge konkretisiert — meist außerhalb der Satzung, damit Anpassungen mit einfacher Mehrheit möglich sind.

Kassenprüfer

Von der Mitgliederversammlung gewählte Mitglieder, die die Buchführung des Schatzmeisters jährlich prüfen — kein Pflichtorgan, aber in fast jedem Verein satzungsmäßig vorgesehen.

Vereinsregister (VR-Nummer)

Beim Amtsgericht geführtes öffentliches Register, in dem eingetragene Vereine (e. V.) mit Satzung, Vorstand und Vertretungsregelung verzeichnet sind.

Vereinssatzung

Verfassung jedes eingetragenen Vereins — regelt Zweck, Mitgliedschaft, Organe, Vertretung und Auflösung. Ohne ordentliche Satzung keine Eintragung, ohne korrekte Zweck-Klausel keine Gemeinnützigkeit.

Vorstand

Gesetzliches Vertretungsorgan des Vereins nach § 26 BGB. Wird von der Mitgliederversammlung gewählt und vertritt den Verein nach außen.

Vorstandshaftung

Beschränkung der persönlichen Haftung von Vorstandsmitgliedern nach § 31a BGB — bei ehrenamtlicher Tätigkeit nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

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