Mahnwesen

Das Mahnwesen regelt, wie ein Verein mit ausstehenden Mitgliedsbeiträgen umgeht. In Deutschland sind Vereine nicht verpflichtet, einen bestimmten Ablauf zu wählen — aber ein klarer, in der Satzung oder Beitragsordnung verankerter Prozess schützt vor Vorwürfen ungleicher Behandlung und ist praktisch unverzichtbar, sobald der Verein eine bestimmte Größe erreicht.

Rechtsgrundlagen

Der Anspruch des Vereins auf den Mitgliedsbeitrag entsteht aus der Satzung bzw. dem Beitritts­vertrag. Fällig wird er zu dem in der Satzung oder Beitragsordnung bezeichneten Zeitpunkt. Ab diesem Tag schuldet das Mitglied Verzugszinsen nach § 288 BGB (aktuell 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz für Verbraucher). Mahngebühren dürfen nur erhoben werden, wenn sie in einer Beitragsordnung oder Allgemeinen Geschäftsbedingung des Vereins festgelegt sind — willkürliche Gebühren sind nicht durchsetzbar.

Typische Mahnstufen

1. Zahlungserinnerung (kostenfrei, freundlich, ca. 14 Tage nach Fälligkeit) — „Vielleicht ist es Ihnen entgangen …"
2. 1. Mahnung mit Mahngebühr (3–5 €), Frist 14 Tage, sachlicher Ton
3. 2. Mahnung mit höherer Gebühr (5–10 €), ggf. Hinweis auf möglichen Vereinsausschluss
4. Letzte Mahnung mit Inkasso-Androhung oder Vorstands-Beschluss zur Beendigung der Mitgliedschaft
5. Inkasso / Mahnbescheid über das gerichtliche Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO) — bei größeren Beträgen wirtschaftlich, bei kleineren oft nicht

Was sollte automatisch laufen?

Eine moderne Vereinssoftware ermöglicht es, jede Mahnstufe mit eigener Vorlage, eigener Frist, eigener Gebühr und eigenem Versandkanal (E-Mail, Postbrief, beides) zu definieren. Der automatische Lauf versendet zur Fälligkeit die nächste Stufe — entweder per E-Mail oder physisch über die Schnittstelle zur Deutschen Post (E-POST). Wichtig: Die Software muss Zahlungseingänge nach Mahnungsversand rückwirkend erkennen — sonst verärgert man Mitglieder, die zwischen den Stunden gezahlt haben.

Mahnstufen pro Mitglieds- oder Kontakttyp

Nicht jeder offene Posten ist gleich. Bei Großspendern und Patenschaften ist Standard-Mahnwesen oft kontraproduktiv — eine sachliche Mail vom Schatzmeister vor einer förmlichen Mahnung ist freundlicher und meist genug. In innoverein lassen sich pro Mitglieds- oder Kontakttyp eigene Mahnstufen definieren — für Förderer z. B. eine zusätzliche Stufe „persönlicher Vorstandskontakt" vor dem automatischen Versand, für inaktive Mitglieder ein kürzerer Pfad direkt zum Ausschluss.

Vereinsausschluss als letzte Stufe

Die Beendigung der Mitgliedschaft wegen Beitragsrückstand muss in der Satzung vorgesehen sein („Der Vorstand kann ein Mitglied ausschließen, das mit mehr als X Monaten Beitrag im Rückstand ist"). Der Ausschluss-Beschluss selbst wird vom Vorstand gefasst, mit Begründung dokumentiert und dem Mitglied schriftlich mitgeteilt. Das Mitglied hat oft das Recht, die Mitgliederversammlung anzurufen — die Frist dafür muss die Satzung regeln.

Eskalations-Pause für laufende Klärungen

Was passiert, wenn ein Mitglied im Krankenhaus liegt oder gerade umgezogen ist? Eine gute Software erlaubt einzelnen Mitgliedern eine Mahnstopp-Markierung mit Notiz und Ablaufdatum — der automatische Lauf überspringt diese Fälle. Genauso wichtig: Zahlungsvereinbarungen (Raten) müssen ohne Mahnausstoß durchgesetzt werden können.

Buchhalterische Behandlung

Mahngebühren sind keine echten Erträge des Vereins, sondern Schadenersatz für den Verzugsschaden. Bei gemeinnützigen Vereinen werden sie in der Regel im ideellen Bereich gegen Konto 8930 (sonstige Erträge) gebucht. Mahnungen sind übrigens keine Rechnungen im Sinne des § 14 UStG und unterliegen nicht der lückenlosen Rechnungsnummerierung.