ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat: das menschenlesbare PDF enthält gleichzeitig eingebettete XML-Daten, die Buchhaltungssoftware automatisiert auslesen kann. Es vereint die Vorteile von „Mensch liest" und „Maschine verarbeitet" in einem einzigen Dateiformat — und ist damit das Rückgrat der deutschen E-Rechnungs-Pflicht.

Warum auch für Vereine relevant?

Seit 1. Januar 2025 sind im B2B-Bereich elektronische Rechnungen (E-Rechnung) in Deutschland verpflichtend zu empfangen, ab 1. Januar 2027 auch verpflichtend zu versenden (mit Übergangsfristen für kleinere Unternehmen bis Ende 2027). Auch wenn Vereine viele Rechnungen an Privatpersonen stellen (Mitgliedsbeiträge → keine E-Rechnungs-Pflicht), kommen B2B-Kontakte ständig vor — etwa Sponsoren, Stiftungen, andere Vereine, kommunale Förderer oder Auftraggeber von Auftrittsleistungen. Diese erwarten zunehmend ZUGFeRD-konforme Rechnungen, manche akzeptieren gar nichts anderes mehr.

ZUGFeRD vs. XRechnung

Beide Formate erfüllen die E-Rechnungs-Pflicht. Der Unterschied:

• ZUGFeRD ist hybrid — PDF + eingebettetes XML. Beim Empfänger funktioniert das Dokument auch ohne Spezialsoftware (er sieht das PDF).
• XRechnung ist reines XML, ohne menschenlesbare Komponente. Pflicht bei Rechnungen an Bundes-, Landes- und meist Kommunalbehörden.

Für Vereine ist ZUGFeRD in 95 % der Fälle die richtige Wahl, weil das Gegenüber mit dem PDF auch ohne Buchhaltungs-Software etwas anfangen kann.

Was steht im XML?

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum (bzw. Leistungszeitraum)
• Rechnungssteller mit Anschrift, USt-IdNr. (oder Steuernummer)
• Empfänger mit Anschrift
• Einzelpositionen mit Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Steuerschlüssel
• Beträge netto/brutto/Steuer pro Steuersatz
• Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
• Optional: Bestellnummer, Lieferantennummer, Projektreferenzen

Profile (Detail-Stufen)

ZUGFeRD definiert mehrere Profile mit unterschiedlicher Datentiefe:

• MINIMUM — nur Header-Daten, ohne Positionen (z. B. für Mahnungen, Gutschriften ohne Detail)
• BASIC WL — Header + Positionen ohne Steuer-Aufschlüsselung
• BASIC — Header + Positionen + Steuer (Standard für die meisten Rechnungen)
• EN 16931 — voll EU-konform, entspricht der Norm
• EXTENDED — alle Felder inkl. branchenspezifischer Erweiterungen

Versionen

Aktuell relevant: ZUGFeRD 2.3 (Stand 2025/2026, auch unter dem Namen Factur-X im europäischen Kontext). ZUGFeRD 1.x ist veraltet und sollte nicht mehr verwendet werden, da es die EU-Norm EN 16931 nicht erfüllt. innoverein erzeugt alle Rechnungen standardmäßig im ZUGFeRD-2.3-Format (Profil BASIC oder EN 16931 nach Bedarf), ohne dass der Vereinsschatzmeister etwas einrichten muss — auch die kleinste Honorarrechnung an einen Dirigenten ist damit automatisch elektronisch-rechnungstauglich.

Validierung

Eine ZUGFeRD-konforme Rechnung kann gegen das offizielle Schema validiert werden — typischerweise mit Open-Source-Tools wie kosit/validator. Bei Erzeugung im System wird die Validierung idealerweise automatisch durchgeführt; ungültige Rechnungen werden gar nicht erst zum Versand freigegeben.