Festschreibung (GoBD)
Buchungen und Belege werden so abgeschlossen, dass sie nicht mehr unbemerkt geändert werden können. Kernanforderung der GoBD an elektronische Buchführung.
Die GoBD — Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff — sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie gelten für jede elektronische Buchführung, also auch für Vereine, die ihre Kasse mit Software führen.
Was Festschreibung bedeutet
Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Buchung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die Festschreibung setzt das technisch um: Ab dem Zeitpunkt der Festschreibung ist eine Buchung nicht mehr änderbar. Korrekturen erfolgen nur noch durch Gegen- oder Stornobuchungen, die selbst nachvollziehbar sind.
Wann festgeschrieben wird
- Rechnungen spätestens mit dem Versand — eine verschickte Rechnung darf nicht mehr still geändert werden.
- Buchungen und Belege zeitnah, typischerweise monatlich oder vor der Übergabe an die Steuerberatung.
- Spätestens zum Jahresabschluss.
Aufbewahrung
Nach § 147 AO sind Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Elektronische Unterlagen müssen in dieser Zeit lesbar und maschinell auswertbar bleiben.
So ist es in innoverein gelöst
Buchungen, Belege und Rechnungen lassen sich festschreiben; danach sind sie gesperrt, Korrekturen laufen über Storno. Nummernkreise für Rechnungen werden lückenlos vergeben, der Name eines Geschäftspartners wird am Beleg eingefroren. Festgeschriebene Unterlagen liegen zusätzlich schreibgeschützt in einem Archiv bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Für die Steuerberatung gibt es den DATEV-Export.